Sistim Administrasi Kwartir (sismintir)

Pengertian

• Administrasi dalam arti luas semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha pembinaan di dalam organisasi Gerakan Pramuka.
• Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis dan berketentuan yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Kwartir-kwartir Gerakan Pramuka.
• Semua pekerjaan, kegiatan dan tata cara tulis menulis dalam lingkungan Kwartir Gerakan Pramuka yang dilakukan secara teratur dan terarah untuk mencapai tujuan tugas pokok, yang selanjutnya dalam Petunjuk Penyelenggaraan ini disebut administrasi kwartir.
• Petunjuk Penyelenggaraan Administrasi Kwartir yang disingkat PP Mintir adalah suatu ketentuan guna mengatur tata-cara tulis-menulis untuk menertibkan administrasi Kwartir0Kwartir.

Fungsi

• Untuk melaksanakan pengawasan, untuk itu semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan yang tetap.
• Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk diterapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.
• Untuk keseragaman tata cara pelaksanaan penyelenggaraan administrasi.
• Sebagai sistem administrasi ikutan atau sub sistem terhadap Pokok-pokok sistem Administrasi Umum Gerakan Pramuka.

Penggolongan Administrasi

Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis-menulis, yaitu administrasi kwartir di bagi dalam 5 penggolongan, yaitu meliputi:

Catatan.

• Fakta-fakta yang berhubungan dengan tindakan-tindakan di bidang Administrasi Umum pada waktu yang lalu, diadakan pencatatan untuk ditinjau dan dipelajari kembali.
• Pencatatan yang dimaksudkan tersebut diatas, supaya dilakukan secara teratur dan terus menerus.

Laporan.

• Pencatatan itu diolah dan diberi penilaian sehingga menjadi laporan (report).
• Laporan ialah merupakan catatan-catatan yang telah diolah dan telah dimasukkan penilaian secara subjektif.
• Laporan dapat dibagi dalam bentuk:

           (1) Laporan semester, tahunan, masa bakti.
           (2) Laporan pemeriksaan.
           (3) Laporan hasil rapat.
           (4) Kesimpulan.
           (5) Perkiraan (estimate).

Perencanaan, Rencana dan Program.

• Dari bahan atau data yang dimasukkan dalam bermacam-macam laporan tersebut, supaya diolah dan disusun sebagai perencanaan.
• Perencanaan setelah melalui proses pengolahan dan penelitian dibuat Rencana sebagai hasil perencanaan.
• Selanjutnya dari hasil Rencana yang telah diolah, dibuat program dengan memperhitungkan faktor-faktor ruang, waktu dan urutan-urutan penyelenggaraan secara tegas dan teratur, serta dukungan anggaran yang diperlukan.

Keputusan.

• Keputusan Pimpinan adalah suatu pernyataan secara tegas, untuk melaksanakan tugas pokok.
• Bentuk keputusan dapat bersifat kebijaksanaan, intruksi dan perintah.

Surat-menyurat.

Timbulnya surat-menyurat karena adanya pencatatan, laporan, perencanaan, rencana dan program serta keputusan, yang minta penjelasan, penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

Penyelenggaraan Administrasi

• Dalam rangka mewujudkan keragaman penyelenggaraan pengaturan, tata tertib dan penataan, sistem administrasi agar setiap Kwartir, menyesuaikan dengan ketentuan-ketentuan ini.
• Penyelenggaraan agar diatur dengan seksama dan bertahap.

Penggolongan bentuk Tulisan

Tulisan-tulisan dalam Gerakan Pramuka dibagi 2 (dua) golongan, yaitu:

• Bersifat mengatur (pengaturan-pengaturan).
• Bersifat naskah/Surat.

Tulisan dinas yang bersifat mengatur, antara lain:

• Keputusan.
• Petunjuk Penyelenggaran.
• Surat keputusan.
• Petunjuk Pelaksanaan.
• Petunjuk Teknis.
• Surat Tugas.

Tulisan dinas yang bersifat naskah/surat antara lain:

• Laporan.
• Surat.
• Nota.
• Surat Edaran.
• Pengumuman.
• Telegram.
• Surat Pengantar.
• Tulisan dinas lainnya.

Keputusan.

Pengertian.

• Keputusan disingkat Kep adalah tulisan dinas yang memuat kebijaksanaan pokok (basic policy), bersifat umum berlaku untuk seluruh atau sebagian anggota / badan lingkungan Gerakan Pramuka dan merupakan dasar bagi tulisan dinas lainnya yang mempunyai persoalan yang sama.
• Keputusan digunakan juga untuk mengesahkan organisasi dan prosedur, pokok-pokok pembinaan, Petunjuk penyelenggaraan (PP), Program Kerja (Progja), Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) .

Wewenang pembuatan/pengeluaran.

Dibuat/dikeluarkan oleh Kwartir Nasional (Kwarnas), penandatanganan oleh Ketua Kwartir Nasional (KaKwarnas).

Penomoran.

• Dilakukan dengan sistem nomor urut, yang mulai pada tanggal 1 Januari dan ditutup pada tanggal 31 Desember tiap tahunnya.
• Cara penomoran Kep secara lengkap adalah sebagai berikut:

            (1)    Nomor urut.
            (2)    Angka tahun.

• Contoh : Kep yang dikeluarkan pada tahun 1997 dengan nomor urut 8, penulisan menjadi NOMOR : 8 TAHUN : 1997.

Distribusi.

• Yang dimaksud distribusi, ialah alamat pejabat-pejabat yang terkait dengan Kep.
• Apabila banyak sekali alamat-alamat yang dituju, diadakan kode-kode distribusi tertentu untuk menghindari tiap kali menyebutkan secara lengkap semua alamat itu. Tetapi untuk alamat pengirim di sampul masing-masing harus ditulis nama/jabatan lengkap yang dituju.
• Kode-kode distribusi ini dibuat/ditentukan oleh masing-masing pejabat yang diserahi tugas bidang Administrasi Kwartir.
• Distribusi serta memperbanyak Kep dilakukan oleh penandatanganan otentikasi dari pejabat diserahi tugas bidang Administrasi Kwartir.

Otentikasi.

• Surat Kep yang sudah resmi (tidak merupakan konsep) perlu mendapatkan otentikasi dari pejabat yang diserahi tugas di bidang Administrasi Kwartir, selanjutnya didistribusikan sesuai dengan alamat yang telah ditentukan.
• Penandatanganan Otentikasi.
• Otentikasi Kep Kwarnas Gerakan Pramuka ditandatangani oleh Kepala Tata Usaha (Ka TU), Deputi Sekretaris Jenderal (Desesjen) dan Sekretaris Jenderal (Sesjen).

Bentuk.

Bentuk suatu Kep dapat dibagi dalam 5 bagian terdiri dari:

• Kepala.
• Konsiderans.
• Diktum.
• Penutup.
• Distribusi/Tembusan/Otentikasi.

       Lihat Contoh :

Petunjuk penyelenggaraan.

Pengertian.

• Petunjuk Penyelenggaraan disingkat PP adalah tulisan dinas yang memuat/tata cara secara umum dalam persoalan tertentu dan bermaksud mengatur urutan penindakan untuk suatu kegiatan.
• Dalam rangka penyederhanaan jenis/bentuk tulisan dinas yang bersifat mengatur maka pengesahan PP ini dilampirkan dalam Kep. Dengan demikian PP ini tidak dapap berdiri sendiri.

            (1)   Wewenang pembuatan/pengeluaran PP ini oleh KaKwarnas.
            (2)    Penomoran PP ini tidak berdiri sendiri, maka penomorannya disesuaikan dengan
                     Kep pengesahan yang bersangkutan.
            (3)    Distribusi PP disatukan dengan distribusi Kep pengesahan yang bersangkutan.
           (4).    Mengenai bentuk PP pada umumnya dapat dibagi dalam beberapa Bab seperti
                     tercantum pada contoh.

Surat Keputusan.

Pengertian.

Surat Keputusan disingkat Skep adalah tulisan dinas yang mengatur kebijaksanaan pelaksanaan dari kebijaksanaan pokok, digunakan untuk:

• Menetapkan atau mengubah status personil/materiil.
• Mengesahkan Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis.
• Membentuk, mengubah dan membubarkan suatu panitia dalam lingkungan Kwartir Gerakan Pramuka.
• Menyerahkan wewenang tertentu.

Wewenang pembuatan/pengeluaran.

• Dibuat / dikeluarkan oleh Kwarnas, penandatanganan oleh KaKwarnas.
• Dibuat / dikeluarkan oleh Kwarda, penandatanganan oleh KaKwarda.
• Dibuat / dikeluarkan oleh Kwarcab / Kwarran, penandatanganan oleh KaK Kwarcab / KaKwarran.

Penomoran.

Penomoran Skep sama dengan penomoran Kep.

Distribusi.

Distribusi Skep dilakukan oleh Pejabat yang diserahi tugas di bidang administrasi kwartir dengan mengikuti ketentuan distribusi kep seperti tersebut pada pasal 11.d.

Bentuk.

Bentuk Skep dapat dibagi menjadi 5 bagian terdiri dari:

1. Kepala.
2. Konsiderans.
3. Diktum.
4. Penutup.
5. Tembusan.

Khusus bentuk Skep yang isinya untuk menetapkan dan mengubah status seseorang (personil), bentuknya agak berbeda dengan Skep personil (materiil) karena dalam diktum dicantumkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

• Dengan catatan: Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diadakan pembetulan seperlunya.
• SALINAN dari Skep, tujuannya ialah agar salinan Skep tersebut (bukan rakaman/ fotocopy/ sejenisnya), perlu dikirimkan kepada pejabat-pejabat yang dituju.
• PETIKAN dari Skep disampaikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan diindahkan seperlunya.

Bentuk “SALINAN” Skep sama dengan bentuk aslinya.
Bentuk “PETIKAN” Skep tidak sama (tidak lengkap) seperti bentuk Skep aslinya.
Perbedaan antara Kep dan Skep adalah:

•  Kep.

             (1)    Memuat kebijaksanaan pokok (bersifat umum)
             (2)    Tidak didelegasikan.

• Skep.

            (1)    Memuat kebijaksanaan pelaksanaan dari kebijaksanaan pokok (penjabaran
                     kebijaksanaan pokok).
            (2)    Dapat didelegasikan kepada pejabat tertentu dalam lingkungan Kwartir
                    Gerakan Pramuka.

Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis.

Pengertian.

• Petunjuk Pelaksanaan disingkat Juklak adalah pengaturan tentang hal-hal yang wajib dilaksankan dalam hubungan dengan Petunjuk Penyelenggaraan, menyangkut wewenang dan prosedur.
• Petunjuk Teknis disingkat Juknis adalah pengaturan tentang hal-hal yang berkaitan dengan teknis kepramukaan, tidak menyangkut wewenang dan prosedur.

Pengesahan Juklak dan Juknis dilampirkan dalam Skep.

Wewenang Pembuatan/pengolahan:

• Juklak serendah-rendahnya dibuat/dikeluarkan oleh Kwartir Cabang.
• Juknis serendah-rendahnya dibuat/dikeluarkan oleh Kwartir Ranting.

Penomoran Juklak dan Juknis diatur sesuai dengan penomoran Skep.
Distribusi Juklak dan Juknis sesuai dengan Kwartir yang menertibkan Skep tersebut.
Bentuk Juklak dan Juknis mengacu kepada bentuk PP.
Pembuatan/pengolahan Juklak/Juknis yang dikeluarkan Kwarda/Kwarcab harus merujuk pada Juklak/Juknis dari Kwarnas.

Surat Tugas.

Pengertian.

• Suatu pernyataan kehendak Pimpinan, disampaikan secara tertulis kepada seseorang/ sekelompok personil untuk melaksanakan tugas tertentu dan mempunyai pertanggung jawaban administrasi disebut Surat Tugas disingkat Sgas.
• Pada umumnya Sgas berlaku sementara, tidak berlaku lagi setelah tugas dilaksanakan. Tetapi ada kalanya Sgas untuk melaksanakan sesuatu ketentuan-ketentuan yang harus diikuti dapat berlaku dalam waktu yang relatif tidak terbatas.

Wewenang menertibkan/mengeluarkan.

Sgas oleh KaKwarnas, Kakwarnari, Sesjen, Desesjen, para KaKwarda, KaKwarcab, KaKwarran dan Pembina Gugusdepan (Bin Gudep), berdasarkan lingkup tugas dan tanggungjawabnya.
Pemberian nomor Sgas sama dengan Kep.
Distribusi untuk Sgas disesuaikan dengan alamat penjabat-penjabat yang menerima Sgas yang tercantum dalam isi Sgas dan alamat-alamat tembusan dari Sgas tersebut.
Bentuk suatu Sgas dapat dibagi dalam 5 (lima) bagian terdiri dari:

• Kepala.
• Konsiderans.
• Isi.
• Penutup.
• Tembusan.

Apabila dalam Kep dan Skep dicantumkan konsiderans “Menimbang” dan “Mengingat” dalam Sgas dicantumkan “Pertimbangan” dan “Dasar”. Selanjutnya apabila suatu Sgas, tidak mempunyai konsiderans “Dasar” yang menjadi landasan pembuatan Sgas, maka dalam konsiderans tersebut cukup dicantumkan “Pertimbangan” atau sebaliknya.

Laporan.

Wewenang pembuatan dan pengeluaran laporan oleh setiap pejabat yang diserahi tugas dan jabatan baik suatu tugas routine maupun tugas-tugas khusus atau kegiatan-kegiatan lainnya yang berhubungan dengan penugasan.

Distribusi laporan selain kepada pimpinan atasannya langsung, dapat dikirimkan pula sebagai tembusan kepada pejabat lain yang ada hubungannya dengan isi laporan tersebut.

Laporan terbagi dalam 2 (dua) macam:

• Laporan berkala terdiri dari: Tahunan, Setengah tahunan,Triwulan,Bulanan.
• Laporan khusus, terdiri: Secara insidentil, Menurut kebutuhan.

Susunan laporan pada garis besarnya dibaut sebagai berikut:

• Pendahuluan.
• Kegiatan yang dilakukan.
• Kesimpulan.
• Saran-saran.
• Penutup.

Surat.

Pengertian.

Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.

Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut:

• Nomor urut surat keluar.
• Kode Kwartir.
• Kode Biro/Bidang.

            Contoh : 240/0104 – B
                          240    = Nomor urut surat keluar
                        0104    = Kwarcab Aceh Tengah
                              B    = Komisi/Biro/Bidang Tekpram.

Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.

Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu:

•  Kepala surat, yang terdiri dari: Nama organisasi/kesatuan,  Tempat, Tanggal, bulan dan Tahun,  Nomor,  Klasifikasi,  Lampiran, Perihal,  Derajat,  Alamat, u.p (untuk perhatian), apabila diperlukan.

• Isi surat, terdiri dari: Pendahuluan,  Uraian/maksud,  Kalimat penutup.

• Penutup surat, terdiri dari:  Nama Jabatan, Tanda Tangan, Nama Pejabat,  Khusus Pejabat yang berasal dari ABRI dicantumkan pangkat yang dimilikinya, Cap atau stempel, bagi Kwartir-kwartir yang telah ditentukan penggunaan Cap atau stempel,   Tembusan.

Penjelasan mengenai “Kepala Surat” adalah sebagai berikut:

Nama Organisasi
Isi tulisan ditulis dengan huruf besar/kapital, lengkap (tidak disingkat) dan sesuai dengan isi tulisan papan nama organisasi dengan tambahan keterangan seperti contoh berikut:
(1)    Untuk Kwarnas:
         GERAKAN PRAMUKA
         KWARTIR NASIONAL
         Jalan Medan Merdeka Timur No.6.
         Jakarta 10110

(2)    Untuk Kwarda:
         GERAKAN PRAMUKA
         KWARTIR DAERAH JAKARTA
         Jalan Diponegoro No. 20, Lantai II, Jakarta 10130

(3)    Untuk Kwarcab:
         GERAKAN PRAMUKA
         KWARTIR CABANG JAKARTA PUSAT
         Jalan Diponegoro No. 20, Lantai II, Jakarta 10130

(4)    Untuk Kwarran:
        GERAKAN PRAMUKA
        KWARTIR RANTING GAMBIR
        Jalan Suryopranoto No. 20, Lantai II, Jakarta 10130

Khusus untuk Kepala Surat, apabila diperlukan dapat ditambah nomor telepon dan fax.

Penyebutan dalam naskah surat adalah seperti contoh berikut ini:
(1)    Sehubungan dengan surat Kwartir Nasional Gerakan Pramuka nomor: ....... dan seterusnya.
(2)    Menanggapi surat Kwartir Daerah Gerakan Pramuka Jakarta nomor: ......... dan seterusnya.
(3)    Menyambung berita telepon Kwartir Cabang Gerakan Pramuka Kabupaten Bogo
         pada tanggal ............... dan seterusnya.
(4)    Memperhatikan usulan Gugusdepan Pramuka Yogyakarta 347 tentang .......... dan seterusnya.

Tanggal, bulan dan tahun cara penulisannya dengan contoh:
5 Februari 1992. Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf dan tidak boleh disingkat dan tahun ditulis dengan angka.

Klasifikasi adalah yang disebut sifat dalam isi surat, misalnya Rahasia, Terbatas dan Biasa, semua ditulis dengan awal huruf besar dan tidak boleh disingkat dan tahun ditulis dengan angka.

Lampiran adalah untuk menunjukkan jumlah/macam/nama dari lampiran surat. Ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat, jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis.

Perihal, menurut inti surat dengan suatu kalimat yang disingkat tetapi jelas pengertiannya. Misalnya masalah permintaan buku Anggaran Dasar/ Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka untuk memenuhi kepentingan anggota Kwarda dengan jumlah 50 buah, maka dalam hal ini cukup ditulis dalam perihal: Permintaan Buku Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
Penulisannya dirulis dengan huruf awal kapital.

Derajat, selain dicantumkan pada sampul surat, baik sampul pertama maupun kedua khusus untuk surat yang berklasifikasi tertentu, maka penulisan “Derajat” dicantumkan pula pada surat yang bersangkutan dibawah penulisan nama tempat dan tanggal surat.

Alamat

• Penulisan “Alamat” harus jelas, sehingga mempermudah Caraka/Petugas/Pos dan lain-lainnya yang diserahi tugas untuk menyampaikan surat.
• Tidak disingkat, misalnya Lemdikanas dan sebagainya, terutama singkatan yang hanya dimengerti dalam Organisasi Gerakan Pramuka, maka penulisan alamat ditulis secara penuh (lengkap).
• Penulisan alamat yang jumlahnya terlalu banyak, sehingga apabila ditulis secara lengkap berturut-turut ke bawah dapat mempengaruhi bentuk surat, maka penulisannya disusun sebagai berikut:

                        Yang terhormat,
                         Ketua dan Anggota Tim Perumus (terlampir)
                         di
                         JAKARTA

• Selanjutnya daftar anggota Tim Perumus dilampirkan pada surat tersebut:

Untuk perhatian (u.p)

• Dalam rangka mempermudah penyampaian oleh sekretariat (penerima surat) kepada pejabat yang dituju, untuk surat-surat yang isinya tidak memerlukan penelitian kebijaksanaan langsung dari pimpinan, maka guna mempercepat proses penyelesaian, penulisan alamat dapat ditambah dengan istilah u.p.
• Yang dimaksudkan surat yang isinya tidak memerlukan kebijaksanaan langsung pimpinan, misalnya Kwarda Gerakan Pramuka DKI Jakarta memerlukan Buku Anggaran Dasar/ Anggaran Rumah Tangga, untuk keperluan anggota Kwarda, karena masalah ini tidak menyangkut suatu kebijaksanaan KaKwarnas dan secara teknis cukup diselesaikan oleh Biro administrasi sebagai pejabat yang diberi wewenang untuk menyelesaikan/mengeluarkan buku tersebut, maka penulisan alamat dapat menggunakan u.p.

Penyelesaian mengenai isi Surat adalah sebagai berikut:

Berpedoman 5(lima) kaedah syarat pokok yaitu:

• Teliti.
• Terang Jelas.
• Singkat padat.
• Meyakinkan.
• Menurut pedoman pokok (standardisasi).

Isi surat disusun dalam 3(tiga) bagian yaitu:

• Pendahuluan.
• Uraian maksud.
• Kalimat penutup.

Cara penulisannya seperti contoh

Penjelasan mengenai “Penutup Surat” adalah sebagai berikut:
Nama Jabatan.

• Nama jabatan semua ditulis dengan huruf awal besar selanjutnya huruf kecil, dan tidak boleh disingkat. Contoh:

               (1)    Ketua Kwartir Nasional.
               (2)    Ketua Kwartir Daerah.

• Apabila penulisan tersebut terlalu panjang, dapat disusun sedemikian rupa agar tidak melebihi 3 (tiga) baris.

• Apabila menggunakan a.n (atas nama), u.b (untuk beliau), a.p (atas perintah), maka nama jabatan yang menerima pelimpahan wewenang sebagai penanda tangan dapat ditulis dengan menggunakan singkatan. Contoh:

                  a.n Ketua Kwartir Nasional
                  Sekretaris Jenderal
                  u.b
                  Desesjen

Tanda Tangan.

• Jarak antara Nama Jabatan dan Nama Pejabat agar disesuaikan dengan bentuk besarnya tanda tangan dari pejabat yang bersangkutan
• Cara penulisan lihat contoh.
• Catatan mengenai penulisan paraf.

             (1)    Paraf ditulis disebelah kiri dan ruang tanda tangan.
             (2)    Paraf hanya ditulis pada lembar kedua yang akan disimpan untuk arsip pembuatan surat.

Nama Pejabat.

• Ditulis diawal dengan huruf besar, selanjutnya huruf kecil.
• Ditulis lengkap dan tidak disingkat, sesuai dengan nama dalam Tanda Anggota.
• Apabila dalam nama pejabat tersebut dicantumkan pangkat, penulisannya harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku, contohnya:

            (1)    Bila telah purnawirawan
                     Mayjen TNI (Purn) Edi M. Achir.
            (2)    Bila masih aktif
                     Suparman
                     Mayjen TNI.

Cap atau stempel.

• Mempergunakan cap atau stempel kepada Kwartir-kwartir yang telah memilih cap dan yang telah disahkan penggunaannya.
• Cara memberi/meletakkan cap atau stempel.

           (1)    Permukaan cap diletakkan pada tempat/ruang antara nama jabatan dan
                    nama pejabat, agak kekiri.
           (2)    Permukaan cap harus menutup sebagian dari tanda tangan pejabat.

Tembusan.

• Penentuan tembusan kepada pejabat tertentu dalam surat perlu memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

             (1)    Pada prinsipnya tembusan surat hanya dibuat untuk arsip.
             (2)    Pengiriman tembusan surat dibatasi hanya kepada pejabat yang
                      benar-benar memerlukan dalam rangka menyelesaikan masalah yang tercantum
                      dalam surat tersebut.
             (3)    Tembusan yang ditujukan kepada pejabat yang terlalu banyak dan pejabat
                      tersebut dipandang tidak perlu mendapatkan tembusan surat, akan mengakibatkan:
                     (a)    Memperbanyak beban arsip yang tidak perlu, bagi organisasi/Satuan
                             yang menerima.
                     (b)    Tidak menghemat kertas.
                     (c)    Khusus bagi surat yang berklasifikasi tertentu (Rahasia, Terbatas)
                             akan memudahkan penyebaran dari isi surat.
                     (d)    Akan menambah beban pesuruh/petugas/Pos untuk penyampaian surat
                             yang tidak perlu.

• Cara penulisan tembusan:

            (1)    Penulisan “Arsip” dalam tembusan ditiadakan
            (2)    Apabila tidak ada alamat tembusan, penulisan “Tembusan” dalam penutup
                    surat tidak perlu.
            (3)   Pihak yang diberitembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang,
                    bukan nama kantor atau instansi.
            (4)   Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital diletakkan di sebelah
                    kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian kaki surat. Tulisan
                    tembusan diikuti tanda titik dua tanpa digaris bawahi.

            (5)   Contoh:
                    Tembusan:
                    1.    ..............
                    2.    ..............

Sampul Surat

Sampul surat dibuat menurut ketentuan standard sampul Perum Pos Indonesia, dengan perkiraan lipatan surat:

• Sampul ukuran 24 cm x 10 cm untuk surat dengan kertas folio dilipat empat pada panjangnya.
• Sampul ukuran 37 cm x 14 cm untuk surat folio yang dilipat dua pada lebarnya.
• Sampul ukuran 40 cm x 26 untuk surat folio yang tidak dapat dilipat.

Penggunaan sampul untuk yang berklasifikasi tertentu, menggunakan sampul rangkap 2 (dua).
Klasifikasi pada sampul surat harus sesuai dengan klasifikasi dari surat yang dimaksud dalam sampul tersebut.

Selanjutnya di samping memperhatikan untuk sampul sesuai dengan 1). Maka penulisannya/paraf di atas sampul perlu dicantumkan sebagai berikut:

• Lambang
• Nama Organisasi Gerakan Pramuka
• Nomor Surat
• Cap derajat
• Cap klasifikasi hanya untuk sampul pertama
• Alamat
• Cap atau stempel
• Paraf pejabat Administrasi Kwartir (Mintir), bahwa surat tersebut memenuhi syarat untuk dikirimkan.
• Lembar Tanda Terima.

Pada setiap surat keluar harus disertakan suatu Tanda Terima.

Cara penulisan lembar Tanda Terima lihat contoh.

Nota.

Pengertian.
Nota adalah salah satu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain-lain kepadapihak lain, yang hanya dapat dipergunakan dalam suatu lingkungan terbatas (misalnya dalam suatu lingkungan atau intern staf di kwartir-kwartir)

Cara penomoran Nota disusun sebagai berikut:

• N O T A (nama jenis tulisan).
• Nomor urut Nota.
• Kde Komisi/Biro/Bidang yang mengirimkan.

           Contoh    : NOTA -28 /E
           NOTA     : Nama jenis tulisan.
                   28    : Nomor urut Nota.
                     E    : Kode Komisi/Biro/Bidang yang mengirim.

Distribusi sama dengan surat

Bentuk.
Bentuk nota pada dasarnya sama dengan bentuk surat hanya lebih disederhanakan.

Surat Edaran.

Cara penomoran Surat Edaran sama dengan penomoran Kep Bab V Pasal 11.c.
Pendistribusian Surat Edaran dicantumkan dalam alamat “Kepada” maupun alamat “Tembusan”.
Penyusunan Surat Edaran dapat dibagi dalam 4 (empat) bagian yaitu:

         1)    Kepala    :     -    Nama Organisasi/Satuan
                                      -    Nama Surat Edaran
                                      -    Nomor
                                      -    Perihal (tentang)

         2)    Isi Surat Edaran.

         3)    Penutup            : -    Tempat dan tanggal dikeluarkan
                                            -    Nama Jabatan
                                            -    Tanda Tangan
                                            -    Nama Pejabat
                                            -    Pangkat, jika nama pejabat dari ABRI.    

         4)    Alamat dan Tembusan.

Pengumuman.

• Pengumuman adalah suatu pemberitahuan yang ditujukan kepada umum atau suatu golongan dan tidak memuat soal-soal pelaksanaan teknis menurut suatu peraturan.
• Cara penomoran Pengumuman sama dengan penomoran Keputusan.
• Pendistribusian Pengumuman, tidak dicantumkan alamat, kecuali apabila pengumuman tersebut hanya ditujukan kepada sesuatu tertentu.
• Penyusunan Pengumuman seperti surat edaran, hanya mengenai alamat dan tembusan biasanya tidak dicantumkan, kecuali apabila pengumuman tersebut hanya ditujukan kepada sesuatu kesatuan tertentu.

Telegram.

• Telegram adalah berita yang membutuhkan penyelesaian segera yang disampaikan kepada/ diterima dari pihak lain melalui radio/telegram, dalam hal ini PT. Telkom.
• Telegram ditanda tangani oleh KaKwarnas, Kakwarnari, Sesjen atau Desesjen, yang ditanda tangani hanya pada lembar telegram yang dijadikan arsip. Selanjutnya isi telegram yang dikirimkan ditulis di atas blanko yang diterbitkan oleh PT. Telkom.

Surat Pengantar.

• Surat Pengantar adalah surat yang berbentuk daftar yang digunakan untuk mengatur sesuatu yang perlu dikirimkan.
• Penomoran surat pengantar mengikuti nomor urut surat keluar biasa
• Pendistribusian Surat Pengantar sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik dalam alamat kepada maupun dalam alamat tembusan.

Tulisan dinas lainnya.

• Berbagai bentuk tulisan dinas yang dikenal dalam lingkungan Kwartir Gerakan Pramuka antara lain Sertifikat dan Ijazah, Piagam penghargaan, Naskah Piagam Kerja Sama, Makalah, Kata sambutan/pidato, Kata Pengantar, tulisan-tulisan berbentuk data seperti daftar-daftar, grafik, Berita Acara Serah Terima, Surat Perjanjian, Rekomendasi dll, tidak diatur dalam Sistem Administrasi Kwartir (Sismintir) ini.
• Selain telegram seperti diatur pada pasal 21, maka semua rekaman informasi yang dikomunikasikan melalui sarana-sarana teknologi maju seperti telepon, teleks, faksimile (Fax), bentuk mikro seperti micro film, dll, diperlakukan sebagai surat.

Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat.

• Pengertian, engubah sebagian dan isi sesuatu tulisan dinas yang dipnadang perlu diadakan penambahan atau pengurangan, maka untuk ini sesuatu perubahan harus dibedakan dengan ralat yang hanya membetulkan kesalahan kecil (kesalahan mengetik).
• Pencabutan Pernyataan tidak berlaku lagi sesuatu tulisan dinas terhitung mulai saat ini ditentukan dalam pencabutan tersebut.
• Pembatalan, Pernyataan bahwa suatu tulisan dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan.
• Ralat, Mengubah suatu tulisan yang sifatnya kekeliruan kecil, umpamanya saja hanya salah mengetik untuk diadakan pembetulan.
• Tata cara untuk mengubah, mencabut, membatalkan dan meralat diatur sebagai berikut:

            (1)  Tulisan dinas yang bersifat mengatur, diubah, dicabut, dibatalkan, diralat dengan
                   tulisan dinas yang sama.
            (2)  Tulisan dinas yang bersifat naskah/surat, dapat diubah, dicabut, dibatalkan
                   dan diralat dengan surat biasa (tdak perlu sama jenisnya).
            (3)  Tulisan dinas yang menentukan perubahan, pencabutan, pembatalan
                   dikeluarkan oleh penjabat yang semula mengeluarkan tulisan dinas tersebut
                   atau pejabat atasannya yang lebih tinggi kedudukannya.
            (4)  Meralat/mengubah yang sifatnya kekeliruan kecil (salah mengetik)
                  dapat diralat oleh Kepala Sekretariat (KaTU).

Bentuk Bentuk.

Ukuran kertas yang diperlukan untuk tulisan di lingkungan Kwartir-kwartir Gerakan Pramuka adalah sebagai berikut:
1)    Kertas folio        - berukuran 33 cm x 21,5 cm.
2)    Kertas setengah folio    - berukuran 16,5 cm x 21,5 cm
3)    Kertas Kwarto        - berukuran 27,5 cm x 21,5 cm.

Bentuk tulisan-tulisan dinas di lingkungan Kwartir-kwartir Gerakan Pramuka diatur seperti contoh-contoh pada lampiran Petunjuk Penyelenggaraan ini.

Bentuk tulisan-tulisan dengan menggunakan kertas setengah folio dimaksudkan untuk penghematan kertas.

Surat-menyurat.

Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

Dengan pengendalian arus berita dimaksud, pengarahan atau penjurusan semua kegiatan secara efisien untuk mencapai sasaran yaitu:

• Terhadap berita-berita masuk, agar dalam waktu secepat mungkin dapat diambil suatu keputusan kebijaksanaan yang tepat.
• Terhadap berita-berita keluar, selain dalam pembuatannya dipenuhi ketentuan-ketentuan atau syarat-syarat yang telah ditetapkan, agar semua berita disampaikan kepada yang berkepentingan dalam waktu-waktu sesuai dengan tingkat kecepatan (derajat).

Surat-menyurat dibagi dalam 2 macam yaitu:

• Surat masuk, ialah tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimanya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas ini.
• Surat keluar, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi-instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepala Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

Urutan-urutan kegiatan penyelesaian surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut.
Surat masuk.

• Penyortiran surat-surat masuk didasarkan kepada derajat.
• Yang berklasifikasi (sifat) Rahasia dan Terbatas diteruskan dalam keadaan sampul masih tertutupkepada Ketua Sekretariat/Sektetaris atau pejabat yang ditunjuk, dan selanjutnya diserahkan langsung kepada yang berkepentingan.
• Yang berklasifikasi Biasa segera dibuka sampulnya dan diteruskan kepada bagian pencatatan.
• Pencatatan, Distribusi dan Penyimpanan.

Semua berita masuk diadakan pencatatan sesuai dengan sifat masing-masing di dalam:

• Buku Agenda Umum, untuk pencatatan berita-berita masuk yang berklasifikasi Biasa.
• Buku Agenda Rahasia, untuk mencatat berita-berita masuk yang berklasifikasi Rahasia Terbatas.

Penilaian serta penyelesaian selanjutnya disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

• Yang memerlukan penggolongan lebih lanjut sehingga memerlukan penyelesaian melalui proses yang panjang harus mendapatkan perhatian khusus penyimpanan.
• Yang tidak memerlukan penggolongan lebih lanjut dan tidak memerlukan penyelesaian melalui proses yang panjang, penyimpanannya melalui prosedur pengurusan Arsip yang biasa.
• Distribusi atau peredaran berita-berita masuk yang memerlukan pengolahan lebih lanjut disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan.
• Penyimpanan surat-surat masuk dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam pedoman pengurusan arsip.

Surat keluar.
Semua konsep surat keluar dapat dibuat:

• Atas dasar policy pimpinan.
• Sebagai reaksi atas sesuatu aksi.
• Sebagai konsep baru.

Pembuatan konsep dilakukan oleh pejabat-pejabat yang bersangkutan sesuai dengan prosedur kerja yang berlaku di Kwartir-kwartir.

Penyelesaian selanjutnya dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan tersebut dalam sistem tulisan.

Diadakan pencatatan, distribusi dan penyimpanan.
Kegiatan pencatatan meliputi:

• Semua surat keluar diadakan pencatatan sesuai dengan sifat masing-masing.

            (1)    Buku Verbal Umum, untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasifikasi Biasa.
            (2)    Buku Verbal Rahasia, untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasifikasi
                     Rahasia dan Terbatas.
Tanda tangan dan Cap atau stempel.
Penandatanganan surat-surat ke luar berlaku ketentuan-ketentuan yang tercantum pada pedoman tulisan, sedangkan penggunaan Capa atau stempel disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di Kwartir-kwartir.
Distribusi pengiriman surat-surat keluar diatur sebagai berikut:
Surat-surat keluar yang sudah dicatat dimasukkan kedalam sampul.

Pada sampul surat-surat keluar yang berklasifikasi Biasa dicantumkan alamat lengkap nomor surat dan cap yang berlaku di lingkungan kwartir-kwartir.

Pada sampul surat-surat keluar yang berklasifikasi Rahasia dan Terbatas, di samping penulisannya seperti tersebut pada ad.b. diatas dibubuhi cap klasifikasi daripada surat tersebut, selanjutnya di cap/stempel dan dimasukkan kedalam sampul kedua.

Pada sampul kedua hanya ditulis alamat lengkap, nomor surat, cap yang berlaku di lingkungan Kwartir-kwartir masing-masing dan cap derajat.

Semua surat keluar yang sudah lengkap untuk dikirimkan dicatat dalam buku ekspedisi.

Pelaksanaan pengiriman surat-surat keluar dapat dilakukan oleh kurir/petugas pos, sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pedoman penyampaian berita.

Pelaksanaan pengiriman surat-surat keluar dapat dilakukan dengan perantaraan kurir/petugas khusus untuk hal-hal yang khusus.

Penyimpanan.
Semua arsip surat-surat keluar harus disimpan tersusun dengan baik dan rapi, dimasukkan kedalam berkas yang sudah ditentukan, menurut ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pedoman sistem tulisan-tulisan dan pedoman pengurusan Arsip.

Pembukuan Surat Masuk/Keluar.

Surat Masuk.
Surat-surat yang masuk dicataa di dalam buku catatan surat-surat di dalam buku catatan surat-surat di dalam buku catatan surat-surat masuk yang disebut Buku Agenda memuat catatan-catatan sebagai berikut:

• Tanggal.
• Nomor Agenda.
• Nomor dan Tanggal surat masuk.
• Lampiran.
• Alamat Pengirim (terima dari).
• Petunjuk pada nomor yang lalu.
• Perihal surat masuk (isi).
• Petunjuk pada nomor berikutnya.
• Keterangan.

Buku Agenda ini dibuat sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap tingkat klasifikasi (sifat) masing-masing satu buku sebagai berikut:

• Buku Agenda Rahasia dan Terbatas (R/T).
• Buku Agenda Biasa (B).

Dalam rangka pengendalian surat-surat masuk, sehingga memudahkan penyajian kembali, disamping Buku Agenda tersebut dibuat Buku Kontrol Agenda.

Buku Kontrol Agenda ini berfungsi mengawasi surat-surat masuk yang harus diteruskan atau yang diterima ke lain pihak atau disimpan, memuat dua kolom yaitu:

• Nomor. Kolom ini diisi nomor urut mulai nomor 1 s/d nomor terakhir dari setiap tahun.
• Keterangan. Pada kolom keterangan, diisi kemana surat itu diteruskan dan dijelaskan dengan penyerahannya.

Surat Keluar.
Surat-surat yang keluar dicatat di dalam buku catatan surat-surat keluar yang disebut Buku Verbal, yaitu memuat catatan sebagai berikut:

• Tanggal.
• Nomor Surat.
• Lampiran.
• Kepada.
• Petunjuk pada nomor yang lalu.
• Perihal.
• Petunjuk pada nomor berikutnya.
• Keterangan.

Buku Verbal ini dibuat sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap tingkat klasifikasi masing-masing satu buku sebagai berikut:

• Buku Verbal Rahasia dan Terbatas (R/T).
• Buku Verbal Biasa (B).

Di samping Buku Verbal tersebut di atas yang memuat catatan-catatan, dibuat Buku Kontrol Verbal.

Maksud dari pada Buku Kontrol Verbal ini yang apada pokoknya kontrol yang dilakukan diisi sama dengan kontrol Agenda, tetapi ada ketentuan-ketentuan, yaitu harus diteliti apakah surat yang akan dikirim itu telah lengkap tentang:

• Nomor.
• Tanggal.
• Alamat.
• Klasifikasi.
• Tanda Tangan.
• Cap Jabatan.
• Lampiran.
• Jumlahnya telah sesuai dengan alamat-alamat dan tembusan-tembusan.

Buku Kontrol Verbal memuat kolom-kolom yang disusun sebagai berikut:

• Tanggal.
•  Nomor Verbal.
• Kepada.
• Lampiran.
• Tembusan.
• Keterangan.

Di samping kedua buku tersebut di atas, apabila dipandang perlu, dibuat Buku Klapper yang disusun secara abjad (Alphabetis), yaitu setiap huruf merupakan persoalan.

Setiap surat masuk/keluar yang diambil untuk penyelesaian atau digabungkan dengan masalah surat yang bersangkutan dibuat Bon Peminjaman Agenda dan Verbal sebagai pembuktian yaitu:

• Merupakan pertanggung jawaban Bagian Arsip, bahwa surat masuk/keluar dipinjam/digabung dengan surat lain.
• Pada Bon peminjaman ditulis dikolom yang telah ditentukan untuk itu.
• Bon Peminjaman disimpan pada Bundel surat yang bersangkutan sebagai bukti.

Lembar Disposisi.

• Pada buku-buku ekspedisi dicatat semua surat yang diterima tidak terdapat catatan-catatan dan disposisi-disposisi, sehingga menutup tulisan-tulisan isi surat yang bersangkutan, maka untuk keperluan catatan tersebut digunakan lembar disposisi.
• Bentuk lembar digunakan lembar disposisi.

 Ekspedisi.

• Pada buku-buku ekspedisi dicatat semua surat yang dikirim baik yang dikirimkan kepada alamat-alamat antara pejabat di lingkungan Kwartir-kwartir, maupun yang keluar yang melalui petugas/kurir Kwartir untuk dikirimkan melalui Pos.
• Pengawasan tentang waktu dan cara peminjaman harus dilakukan dengan teliti dan terus menerus.
• Untuk terbitnya agar diadakan tabel waktu untuk petugas.

Klasifikasi.

• Yang dimaksudkan dengan klasifikasi dalam surat menyurat ini adalah tingkat keamanan dari pada isi berita.
• Mengenai penentuan surat-surat, naskah-naskah dan dokumen-dokumen apa digolongkan dalam tingkatan-tingkatan klasifikasi, berlaku ketentuan yang ada di kwartir-kwartir Gerakan Pramuka.
• Klasifikasi berita terdiri atas 3 tingkatan yaitu:

              (1)    Rahasia.
              (2)    Terbatas.
              (3)    Biasa.

• Pengertian tingkat-tingkat klasifikasi adalah sebagai berikut:

             (1)    Rahasia mempunyai arti bahwa berita itu membutuhkan pengamanan tinggi
                       karena erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh
                      diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

              (2)   Terbatas mempunyai arti bahwa berita itu membutuhkan pengamanan
                      karena erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya
                      boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

              (3)    Biasa mempunyai arti bahwa itu tidak memerlukan pengamanan.

Derajat.

• Yang dimaksudkan dengan derajat dalam surat-surat adalah tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian berita/surat.
• Tingkat Derajat.

             (1)    Derajat berita terdiri dari 3 tingkatan yaitu: Sangat Segera, Segera, Biasa.

             (2)    Derajat ditentukan oleh yang berhak menandatangani surat dan bila
                     tidak ditentukan, ditentukan/diterapkan oleh kepala Sekretariat/Sekretaris.

            (3)    Dalam hal kecepatan pengiriman berita-berita telegram, diatur melalui PT. Telkom.

            (4)    Penyelesaian sesuatu berita disesuaikan dengan derajat yang telah ditentukan.

             (5)    Pengertian tingkat-tingkat derajat adalah sebagai berikut:

Sangar segera mempunyai arti bahwa penyampaian berita itu harus segera dilakukan pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan surat.

Segera mempunyai arti bahwa penyampaian berita itu harus dilakukan secepat mungkin setelah ditandatangani.

Biasa berarti bahwa penyampaian berita itu dilakukan sesuai dengan jadwal pengiriman


Selesai, terimakasih.





 Print this page